David gegen Goliath: Wie ein Startup Auftragsmanagement vereinfacht und optimiert

Die Freise Unternehmensgruppe in Augustdorf ist der lokal führende Recyclingdienstleister mit mehr als 60 Jahren Erfahrung. Die Geschäfte laufen gut – trotzdem ist der Frust bei Jens Ahle Ende 2014 groß: Das tägliche Disponieren von Aufträgen ist viel zu umständlich und zeitaufwendig. Obwohl seine aktuelle Lösung vom namhaften Marktführer, der Goliath auf dem Markt,  stammt, zeigt sich deren Handhabung äußerst unflexibel und schränkt ihn und seine Mitarbeiter im Arbeitsalltag stark ein.

„Das Programm war für unsere Zwecke komplett überfrachtet und befand sich auf fest eingebauten Navis, was die Bedienung unnötig verkomplizierte. Außerdem fielen bei durchschnittlich 20 Aufträgen pro Tag und Fahrzeug viel zu große Datenmengen an, die wir nur schwer verarbeiten konnten.“ Neben den fehlenden Individualisierungsmöglichkeiten war auch der unzureichende Support aus Sicht des Prokuristen ein K.O.-Kriterium. „Wir fühlten uns bei Problemen einfach im Stich gelassen.“

Von der Idee zur Lösung

Es entstand bei einem Gespräch mit einem guten Freund die berühmte „Bierdeckel-Idee“: „Es muss doch besser gehen als das, was wir jetzt haben.“ Gemeinsam erdachte man eine eigene, maßgeschneiderte Software – die Geburtsstunde von „cleverfleet“. Gemeinsam mit den Entwicklern der Agentur MEDIUM aus Bielefeld wurde die Idee in die Tat umgesetzt. Die Anforderungen an die neue Software wurden klar definiert, wie Jens Ahle resümiert: „Wir wollten ein einfaches, flexibles Programm, das auf unseren Arbeitsalltag zugeschnitten war – ohne großen Schulungs- und Bedienungsaufwand.“ So stellt Freise nicht nur den ersten großen Nutzer der Software dar, sondern prägt auch entscheidend den Aufbau des Programms.

Danach dauerte es auch nicht lange, bis die Freise Unternehmensgruppe vollständig auf cleverfleet umgerüstet war – nur 14 Tage nimmt die Umstellung von der Erst-Implementierung bis Abschluss der Beta-Phase in Anspruch. Seit dem 1. Januar 2015 ist die maßgeschneiderte Softwarelösung bereits im Einsatz, wird seitdem laufend angepasst und verbessert.

Ein System, von dem jeder profitiert

Was hat sich seitdem verändert? Der gesamte Ablauf hat sich verbessert: „Unser Workflow ist einfacher und entscheidend schneller geworden. Das System kann schon nach einer halbstündigen Einführung von jedem problemlos bedient werden.“ Gleichzeitig sind nun alle Aufträge, Fahraufträge, Informationen, Fotos, Materiallisten oder Lieferscheine vollständig digital abgebildet.

Eine Optimierung, die viel Zeit und somit bares Geld spart. Mehr als 30 Mitarbeiter des Unternehmens arbeiten tagtäglich mit cleverfleet und profitieren auf jeder Ebene von den Vorteilen: Der gesamte Fuhrpark mit 20 LKW und 1.300 Containern wird über cleverfleet verwaltet und die meisten Aufträge können innerhalb eines Tages vollständig bearbeitet werden.

Dank der transparenten Einblicke, die die Software mit Live-Updates bietet, können Aufträge schnell vergeben und straßengenau disponiert werden. Auch die Fahrzeugwaage und das Rechnungswesen sind via Schnittstellen mit der cleverfleet-Software verbunden, sodass die Datenübertragung zwischen den Abteilungen zügig, genau und fehlerfrei verläuft. „Wir können uns einen Arbeitstag ohne cleverfleet einfach nicht mehr vorstellen“, resümiert der sichtlich zufriedene Jens Ahle.

Aus der Idee wurde ein Business

Seit Ende 2018 vertreiben die Freise Unternehmensgruppe und die Agentur MEDIUM die Software cleverfleet nun gemeinsam. Bis heute werden täglich etwa 1.000 Fahrzeuge über cleverfleet gesteuert: Vom Containerdienst bis zum Handwerker, vom Sachverständigen bis zum Pflegedienst. Mehr Informationen hier.