AUftragsablauf
Wir zeigen Ihnen anhand eines exemplarischen Auftragsdurchlaufs, wie cleverfleet Sie in Ihrem täglichen Arbeitsablauf entlastet: Von der digitalen Disposition über die Fahrzeug-Verwaltung bis zum unterzeichneten Leistungsbeleg.
Eine typische Büro-Situation: Ein Kunde erteilt Ihnen telefonisch oder schriftlich einen Auftrag. Sie können diesen nun direkt in cleverfleet erfassen oder er wird per Schnittstelle aus Ihrem bestehenden Waren-Wirtschaftssystem übertragen.
1. Auftragserfassung
Alle relevanten Daten wie Auftrags- und Rechnungsadresse, Kontaktdaten sowie besondere Hinweise oder Dokumente werden erfasst und terminiert.
2. Mitarbeiterplanung
Nun teilen Sie den Auftrag dem passenden Mitarbeiter zu. Auf der Übersichtskarte sehen Sie, welcher Mitarbeiter verfügbar und wo er aktuell eingesetzt ist.
3. AuftragsDisposition
Jetzt weisen Sie den Auftrag an das passende Fahrzeug und dem entsprechenden Mitarbeiter zu. Sie haben dazu drei Möglichkeiten: auf unserer Übersichtskarte, dem Team-Kalender oder in dem Auftragsdashboard.
Egal, aus welcher Oberfläche Sie disponieren, der Auftrag ist immer in zwei Klicks zugewiesen. Terminkollisionen gehören der Vergangenheit an und Sie haben zu jeder Zeit einen transparenten Überblick über den aktuellen Auftragsstatus.
Die Disposition ist nun abgeschlossen. Der Auftrag wird an die cleverfleet-App gesendet und macht sich akustisch auf dem Tablet bemerkbar. Der Fahrer hat eine klare Übersicht über die ihm zugewiesenen Aufträge.
4. Auftrags-App
In der mobilen Anwendung findet der Mitarbeiter eine übersichtliche Auftragsliste und kann nun entscheiden, welchen Auftrag er annehmen möchte.
5. Digitale Unterschrift
Ist der Auftrag erledigt, kann Ihr Mitarbeiter den Auftrag direkt auf dem Tablet unterzeichnen lassen. Zusätzliche können weitere Dokumente oder Bilder dem Auftrag als Nachweis hinzugefügt werden.
6. AUFTRAGSABSCHLUSS
Druch den Abschluss des Auftrages in der mobilen Anwendung ist der Auftrag für den Mitarbeiter erledigt. Alle Auftragsdaten und -anhänge können nun geprüft und für die Abrechnung vorbeitet werden. cleverfleet erzeugt mit dem Abschluss einen digitalen Beleg. Dieser kann von der Verwaltung als PDF direkt aus der Anwendung an den Kunden versendet werden.
Wenn der Kunde schon vor Ort einen Beleg erhalten kann, erfolgt der digitale Versand auch aus der mobilen App.
Leistungsnachweise, Belege oder Dokumente sind so individuell wie Ihr Unternehmen. Jedes Feld, dass wir im Rahmen der jeweiligen Auftragsart erfassen, kann auf einem Dokument ausgegeben werden. cleverfleet generiert einen digitalen Beleg, der gedrucht oder direkt als eMail versendet werden kann.
Die Anpassung der Belege an das Erscheinungsbild Ihres Unternehmens, ist optional möglich.
7. Leistungsnachweis versenden
Wenn alle Auftragsdaten erfasst und geprüft sind, wird der Beleg direkt per eMail an den Kunden versenden. Eine Archiivierung des Belegs erfolgt vollautomatisch.